فاتن
01-14-2016, 09:08 AM
في الانتداب.. حقق أكبر قدر من الفائدة
لا يعير البعض الانتداب من العمل لخارج المملكة اهتماماً مناسباً. الترفيه وتغيير الجو هدفان رئيسيان يعتبرهما البعض للانتداب. ومهما كانت الآراء حول الأهمية النظرية أو التطبيقية من الانتداب، فإنه لا يجب ان نتخطى الفوائد التي من الممكن ان نجنيها من مدة السفر التي نقضيها خارج الوطن. وإذا دققنا النظر في تلك المهمات سنجد ان استغلالها على الوجه الأكمل من الممكن ان يحقق لنا ما لا يتحقق في ظروف بيئة العمل العادية والروتينية. ذلك يأتي بسبب التغيير النفسي الذي يطرأ على الموظف والمسؤول حين يهم بالسفر تاركاً الكثير من الطباع وطرق التعامل في مكتبه أسيرة حتى مجيئه.
في البداية يجب الإشارة إلى أن الانتداب قد يجمع عدة موظفين من إدارات أو أقسام مختلفة لذلك ليس بالضرورة أن يعرف الأفراد بعضهم.
في مهمة الانتداب، وإذا عرف الموظف أنه سينتدب بصحبة عدد من المسؤولين، يجب ان يدرك امرين مهمين، أولهما ان هذه المناسبة قد لا تتكرر، بمعنى ان اصطحابه مع عدد من المسؤولين قد تكون فرصة ذهبية لتحقيق عدد من المصالح "التي بالطبع لا تتعارض مع المهمة التي انتدب لأجلها". وثاني الأمور ان المسؤول الذي سيواجه في الخارج سيكون غير المسؤول الذي اعتاد على مواجهته في الداخل. الأول تغلب عليه الابتسامة والنكتة والايجابية والانفتاح.. أما الآخر فأفضل الأحوال أن يكون متحفظاً لا يشجع على التعارف والمبادرة للسلام والسؤال، والأجوبة المقتضبة سمة رئيسية له.
حتى نكون اكثر واقعية فذلك التغير ليس محصوراً في فئة القيادات الإدارية بل أنت أيضاً "أعني الموظف المنتدب"، ستجد وضعك النفسي ليس كما هو سابقاً، ستلاحظ أنك تمارس اضطهاداً على "البرود تجاه الآخرين" وهي سمة قد تكون من المتلازمات معك أثناء ممارسة حياتك الاعتيادية. ومن الجميل ايضاً في فترة الانتداب ان ثقافة الغموض بين الأشخاص، وعدم امكانية التعرف أو التنبوأ بماهية الشخص الذي أمامك، تكون غائبة تماماً. هذا يعطينا فرصة كبيرة لتحقيق أهدافنا التي سنتناولها في هذه الأسطر.
والآن وحتى تحقق أكبر قدر ممكن من مهمة الانتداب مع عدد من الموظفين أو المدراء اتبع الآتي:
1- تعرف على اسماء الزملاء المرافقين. والتعرف على الاسماء هدفه في النهاية عدم الخطأ في مناداة الزميل. تذكر ان الخطأ في الاسم امر لا يتقبله البعض ويعتبره اساءة له.
2- اذا كانت لك معاملة مهمة ومعقدة ولا تستوجب سوى توقيع مديرك في العمل فقم بتجهيز المعاملة واحرص ان تلم بكل خيوطها. ضعها في ملف واضح واكتب عليها الشرح الذي تود ايصاله لمديرك.
3- من المهم ان تغادر في نفس الرحلة التي يغادر بها الزملاء. في الطائرة هناك وقت جميل للمحادثة والتعرف على بعض الزملاء ممن لا تربطك بهم علاقة كبيرة.
4-اعلم انك ستمكث مع زملاء الانتداب كما لو كنتم في بيت واحد لذلك كن شخصاً ايجابياً ومتفائلاً دائماً ومبتسماً.
5- تعرف على مهمتك في الانتداب وحاول ان تقدم كل ما لديك في هذه المهمة.
تأكد انه ليس صحيحاً ان الانتداب دائماً هو ترفيه، خاصة إذا كانت بصحبة مديرك.
6- من الممكن ان تشعر بأن احداً من الزملاء لا يريد التداخل معك وهذا الشعور قد يمتد لتحس بأن هذا الشخص انطوائي.. لا عليك هو فقط ينتظر مبادرتك للسلام والتعرف والاسهاب في الحديث. فتقدم وتعرف عليه أكثر.
7- إذا بدأ العمل الفعلي لمهام الانتداب فقم بالعمل الجماعي مع زملائك وحاول ان تكون فعالاً في الفريق.
8- احذر ان تكون شخصاً ثقيلاً على مديرك او رئيسك في العمل، وحاول ان تعرف ان الاستفادة من الانتداب لا يكون بالالتصاق بالمدير. إن قمت بذلك فانتظر النتيجة العكسية.
9- حاول ان تكسر الحاجز مع مديرك عبر الهدوء وانتقاء الكلمات الأقل هيبة من السابق. إذا كنت تقول الاستاذ فلان. لا ضير ان تقول الآن "أبو فلان".
10- انتظر وقت تناول وجبة العشاء حاول ان تكون قريباً من مديرك إذا رأيته في وقت مناسب (مبتسم، ليس منهمك في الحديث مع أحد، ليس في عجلة من أمره) اقتنص الفرصة هنا "بعد تناول الوجبة" وقم بعرض معاملتك المهمة أو المعقدة.
وأذكر انك متأسف لمضايقته بهذه المعاملة. اشرح له وضعك والسلبيات التي من الممكن ان تكون موجودة بسبب عدم انجاز هذه المعاملة. تذكر اننا كعرب نضع للكلمة اعتباراً. قد يعطيك مديرك كلمة شرف بأنه سيحل أو سيساعد في حل وضعك فور العودة.
11- استغل مدة الانتداب للتعرف أكثر على شخصية مديرك. وماهي المداخل والمخارج للتعامل مع شخصيته.
12- في ختام مهمة العمل التقط الصور التذكارية مع زملاء المهمة.
13- عند عودتك اكتب ما يعبر عن شعورك بهذا الانتداب. حاول ان تركز على مواقف بعينها وان تكتب النتائج التي استنتجتها من تلك المواقف.
14- بعد عودتك للعمل تخلص من شخصيتك التي كنت عليها ايام الانتداب فهذا لا يناسب البعض في بيئة العمل. لكن تذكر معاملتك التي حادثت بها مديرك.
أخيراً تذكر ان الانتداب يشكل فرصة لتحقيق عدد من مطالبك وليس عيباً ان تقتنص الفرص في أوقاتها. العيب أن تمارس تقليديتك الخاطئة في التعامل مع مشاكلك.
لا يعير البعض الانتداب من العمل لخارج المملكة اهتماماً مناسباً. الترفيه وتغيير الجو هدفان رئيسيان يعتبرهما البعض للانتداب. ومهما كانت الآراء حول الأهمية النظرية أو التطبيقية من الانتداب، فإنه لا يجب ان نتخطى الفوائد التي من الممكن ان نجنيها من مدة السفر التي نقضيها خارج الوطن. وإذا دققنا النظر في تلك المهمات سنجد ان استغلالها على الوجه الأكمل من الممكن ان يحقق لنا ما لا يتحقق في ظروف بيئة العمل العادية والروتينية. ذلك يأتي بسبب التغيير النفسي الذي يطرأ على الموظف والمسؤول حين يهم بالسفر تاركاً الكثير من الطباع وطرق التعامل في مكتبه أسيرة حتى مجيئه.
في البداية يجب الإشارة إلى أن الانتداب قد يجمع عدة موظفين من إدارات أو أقسام مختلفة لذلك ليس بالضرورة أن يعرف الأفراد بعضهم.
في مهمة الانتداب، وإذا عرف الموظف أنه سينتدب بصحبة عدد من المسؤولين، يجب ان يدرك امرين مهمين، أولهما ان هذه المناسبة قد لا تتكرر، بمعنى ان اصطحابه مع عدد من المسؤولين قد تكون فرصة ذهبية لتحقيق عدد من المصالح "التي بالطبع لا تتعارض مع المهمة التي انتدب لأجلها". وثاني الأمور ان المسؤول الذي سيواجه في الخارج سيكون غير المسؤول الذي اعتاد على مواجهته في الداخل. الأول تغلب عليه الابتسامة والنكتة والايجابية والانفتاح.. أما الآخر فأفضل الأحوال أن يكون متحفظاً لا يشجع على التعارف والمبادرة للسلام والسؤال، والأجوبة المقتضبة سمة رئيسية له.
حتى نكون اكثر واقعية فذلك التغير ليس محصوراً في فئة القيادات الإدارية بل أنت أيضاً "أعني الموظف المنتدب"، ستجد وضعك النفسي ليس كما هو سابقاً، ستلاحظ أنك تمارس اضطهاداً على "البرود تجاه الآخرين" وهي سمة قد تكون من المتلازمات معك أثناء ممارسة حياتك الاعتيادية. ومن الجميل ايضاً في فترة الانتداب ان ثقافة الغموض بين الأشخاص، وعدم امكانية التعرف أو التنبوأ بماهية الشخص الذي أمامك، تكون غائبة تماماً. هذا يعطينا فرصة كبيرة لتحقيق أهدافنا التي سنتناولها في هذه الأسطر.
والآن وحتى تحقق أكبر قدر ممكن من مهمة الانتداب مع عدد من الموظفين أو المدراء اتبع الآتي:
1- تعرف على اسماء الزملاء المرافقين. والتعرف على الاسماء هدفه في النهاية عدم الخطأ في مناداة الزميل. تذكر ان الخطأ في الاسم امر لا يتقبله البعض ويعتبره اساءة له.
2- اذا كانت لك معاملة مهمة ومعقدة ولا تستوجب سوى توقيع مديرك في العمل فقم بتجهيز المعاملة واحرص ان تلم بكل خيوطها. ضعها في ملف واضح واكتب عليها الشرح الذي تود ايصاله لمديرك.
3- من المهم ان تغادر في نفس الرحلة التي يغادر بها الزملاء. في الطائرة هناك وقت جميل للمحادثة والتعرف على بعض الزملاء ممن لا تربطك بهم علاقة كبيرة.
4-اعلم انك ستمكث مع زملاء الانتداب كما لو كنتم في بيت واحد لذلك كن شخصاً ايجابياً ومتفائلاً دائماً ومبتسماً.
5- تعرف على مهمتك في الانتداب وحاول ان تقدم كل ما لديك في هذه المهمة.
تأكد انه ليس صحيحاً ان الانتداب دائماً هو ترفيه، خاصة إذا كانت بصحبة مديرك.
6- من الممكن ان تشعر بأن احداً من الزملاء لا يريد التداخل معك وهذا الشعور قد يمتد لتحس بأن هذا الشخص انطوائي.. لا عليك هو فقط ينتظر مبادرتك للسلام والتعرف والاسهاب في الحديث. فتقدم وتعرف عليه أكثر.
7- إذا بدأ العمل الفعلي لمهام الانتداب فقم بالعمل الجماعي مع زملائك وحاول ان تكون فعالاً في الفريق.
8- احذر ان تكون شخصاً ثقيلاً على مديرك او رئيسك في العمل، وحاول ان تعرف ان الاستفادة من الانتداب لا يكون بالالتصاق بالمدير. إن قمت بذلك فانتظر النتيجة العكسية.
9- حاول ان تكسر الحاجز مع مديرك عبر الهدوء وانتقاء الكلمات الأقل هيبة من السابق. إذا كنت تقول الاستاذ فلان. لا ضير ان تقول الآن "أبو فلان".
10- انتظر وقت تناول وجبة العشاء حاول ان تكون قريباً من مديرك إذا رأيته في وقت مناسب (مبتسم، ليس منهمك في الحديث مع أحد، ليس في عجلة من أمره) اقتنص الفرصة هنا "بعد تناول الوجبة" وقم بعرض معاملتك المهمة أو المعقدة.
وأذكر انك متأسف لمضايقته بهذه المعاملة. اشرح له وضعك والسلبيات التي من الممكن ان تكون موجودة بسبب عدم انجاز هذه المعاملة. تذكر اننا كعرب نضع للكلمة اعتباراً. قد يعطيك مديرك كلمة شرف بأنه سيحل أو سيساعد في حل وضعك فور العودة.
11- استغل مدة الانتداب للتعرف أكثر على شخصية مديرك. وماهي المداخل والمخارج للتعامل مع شخصيته.
12- في ختام مهمة العمل التقط الصور التذكارية مع زملاء المهمة.
13- عند عودتك اكتب ما يعبر عن شعورك بهذا الانتداب. حاول ان تركز على مواقف بعينها وان تكتب النتائج التي استنتجتها من تلك المواقف.
14- بعد عودتك للعمل تخلص من شخصيتك التي كنت عليها ايام الانتداب فهذا لا يناسب البعض في بيئة العمل. لكن تذكر معاملتك التي حادثت بها مديرك.
أخيراً تذكر ان الانتداب يشكل فرصة لتحقيق عدد من مطالبك وليس عيباً ان تقتنص الفرص في أوقاتها. العيب أن تمارس تقليديتك الخاطئة في التعامل مع مشاكلك.